Ik zie mezelf nog zo zitten. Ik was bezig met het handelingsplan van 1 van mijn leerlingen en ik wist zeker dat ik de uitslagen van de Cito-toetsen van de moeder van de leerling had gekregen, maar ik kon ze echt nergens vinden. Ik denk dat je je het gevoel dat ik op dat moment had wel kan voorstellen, de gedachten schoten door mijn hoofd terwijl ik min of meer in paniek mijn hele werkkamer, computer en mobiele telefoon overhoop haalde. Dit zijn dingen die ik op zo'n moment denk...

1. Heb ik die uitslagen wel echt gekregen of vergis ik me nu met een andere leerling?

Dat hoop ik op zo'n moment bijna, want dan ligt het niet aan mij dat ik ze niet kan vinden. Aan de andere kant betekent dat dat ik ze nog niet heb en dus niet verder kan met het handelingsplan. En eigenlijk weet ik het wel, er is maar 1 leerling die op dat moment start, dus ik heb die uitslagen wel gekregen, maar ben ze echt (even?) kwijt.

2. Waarom heb ik ze niet meteen goed opgeborgen toen ik ze kreeg?

Ik neem me altijd voor om belangrijke gegevens meteen op de goede plek op te bergen, maar soms, of laat ik maar eerlijk zijn, best vaak, krijg ik ze op een onhandig moment en neem ik me voor ze echt zo meteen goed op te bergen. Duidelijk heb ik dat deze keer niet gedaan, maar waar zijn ze nu dan?

3. Heb ik ze op papier of digitaal gekregen?

Als ik me dat kan herinneren, dan weet ik in elk geval een beetje waar ik moet zoeken. Tegenwoordig krijg ik de meeste gegevens digitaal, maar soms krijg ik ze bijvoorbeeld bij een kennismakingsgesprek of als een ouder ze niet digitaal heeft toch nog op papier. In dat laatste geval is het trouwens nog erger als ik ze niet kan vinden, want dan heb ik misschien wel het origineel. Dit is natuurlijk reden voor nog paniekeriger zoeken...

4. Wat ga ik doen als ik het niet kan vinden?

Oh, dit is het gedeelte waar ik het echt warm bij krijg. Iets kwijt zijn is al vervelend, maar iets kwijt zijn van iemand anders is al helemaal ellendig. Zeker als ik het op papier gekregen heb, zou ik me enorm schamen als ik naar de ouders moet om dit te vertellen, want wie weet waar die papieren dan terecht gekomen zijn! Dat is natuurlijk iets dat ik liever niet aan ouders hoef op te biechten.

Maar ook bij digitale gegevens vind ik het heel onprofessioneel overkomen om ouders te moeten vragen om het nog een keer te sturen. Ik weet wel dat het tussen alle mails, app-berichten en sms'jes kan gebeuren dat je iets niet terug kunt vinden, maar eigenlijk zou ik mijn systemen zo moeten inregelen dat ik de belangrijke dingen snel terug kan vinden.

5. Nou, ik ga nog één keer "rustig" kijken en als ik het dan niet gevonden heb, zal ik de ouders moeten bellen

En natuurlijk is dat altijd het moment dat ik het vind, keurig in het dossier van de leerling, maar per ongeluk in een ander document geschoven, tussen mijn aantekeningen van het gesprek waar ik er net overheen gekeken heb of als bijlage bij een bericht over iets heel anders. Of het blijkt dat ik in mijn hoofd had dat ik ze per mail gekregen had, maar dat het in een Whattsappje of een MSM was.

Een beter systeem

Na elke keer paniek en zoeken nam ik me voor dat dit me echt niet meer zou gebeuren. Toen ik de omgeving van Mijn Superkracht liet ontwikkelen, zag ik daar dan ook een kans in om meteen te zorgen dat ik alle digitale gegevens van de leerling op 1 plek kon verzamelen en bewaren. 

Naast de mogelijkheid om video's makkelijker te delen, kwam er daarom ook een gedeelte in waar ik de gegevens zelf op kon slaan en waar ouders en leerkrachten ze konden uploaden. Als ik nu gegevens krijg buiten de omgeving om, zorg ik dat ze daar wel zo snel mogelijk terecht komen, want dat scheelt me heel veel tijd en paniek!