Waar zal ik eens beginnen met dit lijstje van handige tools? Misschien maar gewoon bij het begin 😉
Afspraken plannen: SoPlan
Als ouders per mail contact met me opnemen omdat ze graag willen dat ik hun kind ga begeleiden, nodig ik ze eerst uit voor een kennismakingsgesprek. Om te voorkomen dat we heel veel heen en weer mailen, en ik als ik niet uitkijk een afspraak maak voor een moment dat in theorie wel kan, maar dat eigenlijk niet in mijn agenda past, stuur ik ze bij die uitnodiging een link om de afspraak online in te plannen.
Er zijn verschillende tools die je hiervoor kunt gebruiken. De afgelopen jaren heb ik Calendly gebruikt, maar onlangs ben ik overgestapt op SoPlan. Dit is een tool van een Nederlands bedrijf. Hoewel je inmiddels onder voorwaarden weer aan de AVG kunt voldoen als je gegevens doorgeeft aan Amerikaanse bedrijven, probeer ik dat toch nog zo veel mogelijk te voorkomen, dus een Nederlandse tool vind ik met die reden al fijn. En de tool zelf is ook volledig in het Nederlands. Hoewel mijn Engels prima is, werkt dat toch wel fijner dan een Engelse tool.
Bovendien is deze tool iets goedkoper dan Calendly, als je tenminste kiest voor een betaalde variant, want er is ook een gratis versie die als je alleen kennismakingsgesprekken inplant al voldoende is.
Overeenkomst ondertekenen en formulieren invullen: Adobe Sign en Adobe Acrobat
Natuurlijk ga ik er hier vanuit dat na een eerste gesprek het gezin superenthousiast is en je er een nieuwe leerling bij hebt. Dan is het tijd om alle zakelijk dingen te gaan regelen, zoals een overeenkomst, toestemmingsformulieren en misschien ook wel een intakeformulier.
Deze kun je allemaal op papier meegeven en in laten vullen, maar veel ouders vinden het veel fijner om dat online te doen. Dit kan in Word, bijvoorbeeld door te werken met formuliervelden en vervolgens het document te beveiligen, maar zelf vind ik het veel handiger om dit te doen met Adobe.
Je hebt hiervoor wel een betaald account nodig en de kosten daarvan vind ik eerlijk gezegd best veel geld, maar gelukkig wel de moeite waard. De bestanden die je in Word maakt en vervolgens als PDF opslaat, kun je hierin veranderen in formulieren met verplichte en optionele velden. Ook kun je deze formulieren online laten ondertekenen en ontvangt je klant na het ondertekenen automatisch een eigen exemplaar voor de administratie.
Binnen jouw account zijn alle ondertekende overeenkomsten terug te vinden, zodat je direct dat deel van je administratie op orde hebt.
Helaas is Adobe wel een Amerikaanse tool, maar ik heb nog geen Nederlandse tool gevonden die net zo handig is en dezelfde mogelijkheden biedt, dus vandaar dat ik er toch voor kies Adobe te gebruiken.
Sessie plannen en eventueel verzetten: SoPlan 😉
Ook met plannen van alle sessies van je leerlingen en het daarna incidenteel verzetten van die sessies kun je heel veel tijd bezig zijn. ik heb daarom besloten ook dat te doen met een planningstool, in mijn geval natuurlijk SoPlan.
je kunt er hierbij voor kiezen om je leerlingen (of hun ouders) elke week helemaal vrij een moment in te laten plannen en ze dan ook eventueel meteen te laten betalen voor de geplande sessies. Dat heeft wel als nadeel dat je niet helemaal zeker weet of de leerlingen wel echt elke week gaan komen en het kan gebeuren dat ze steeds minder komen omdat ze vergeten een sessie te plannen of omdat er geen momenten meer over zijn die passen in hun planning. Daarom laat ik ze na het gesprek of na de zomervakantie als alle trainingen, zwemlessen, lesroosters, etc. weer veranderen, een vast moment kiezen dat ik voor ze reserveer.
Voor de weken dat voor hen dat moment niet uitkomt, ontvangen ze aan het begin van het traject meteen een link om eenmalig een vervangende sessie te plannen. Die is gedurende het hele traject te gebruiken (en voor alle leerlingen hetzelfde, wel zo makkelijk).
Uitlegvideo's: Gynzy, Screencast-o-matic en YouTube
Tijdens mijn begeleidingstrajecten maak ik veel gebruik van opzoekboekjes. Het is vaak een doel dat kinderen de vaardigheden die ik ze leer gaan automatiseren en dat lukt alleen als ze ze elke keer gebruiken en het dat ook goed doen. Ik noteer ze daarom in opzoekboekjes die ze in de klas en bij eventueel huiswerk kunnen gebruiken, maar vaak is het wel lastig om een meer uitgebreide strategie daar duidelijk in te noteren. Daarom maak ik ook vaak video's.
Deze video's maak ik gewoon met mijn telefoon als we werken op papier, maar vaak is het veel handiger om digitaal te werken. Ik gebruik dan de digibordsoftware van Gynzy, die werkt namelijk ook gewoon op een laptop of PC. Ik maak daarbij een opname van mijn scherm met Screencast-o-matic en die video deel ik vervolgens verborgen op YouTube. Dit betekent dat ze alleen zichtbaar zijn voor wie de link heeft.
Naast deze video's op maat gebruik ik ook regelmatig de algemene video's die ik jaren geleden gemaakt heb en die voor iedereen zichtbaar zijn via mijn YouTube-kanaal.
Verslagen van sessies, huiswerk, uitleg en alles wat je verder tijdens een traject deelt met ouders en leerkrachten: Mijn Superkracht
Tijdens trajecten deel ik ontzettend veel met mijn leerlingen, hun ouders/ verzorgers en iedereen die verder bij de begeleiding van de kinderen betrokken is.
Voorheen deed ik dat via e-mail, maar het vraagt enorm veel organisatietalent om die communicatie efficiënt en gestructureerd te laten verlopen. Daarom heb ik Mijn Superkracht laten ontwikkelen en tegenwoordig gebruik ik dat voor alle communicatie tijdens mijn begeleidingstrajecten. Het grote voordeel daarvan is dat in Mijn Superkracht alle losse tools bij elkaar komen en ik zo het overzicht bewaar. Ik plaats hier de links om sessies te plannen en upload hier de overeenkomst, mijn onderzoeksverslag en eventuele documenten die ik van ouders ontvang. Of, en dat is natuurlijk nog fijner, ze doen het zelf, zodat ik er niet meer over na hoef te denken.
Ben je benieuwd hoe dat in de praktijk werkt? Bekijk dan vooral eens deze korte video waarin Maartje, 1 van mijn klanten, dat uitlegt en laat zien.
Nog meer tips krijgen?
Zou je nog wel meer tips van me willen krijgen, bijvoorbeeld over welke websites handig zijn als je leerlingen online wil laten oefenen of welke (gratis) tool ik gebruik om mijn uren bij te houden? Meld je aan om mijn mails te ontvangen en je krijgt de komende tijd regelmatig een video met een nieuwe tip in je mailbox.
