Zorgvuldig omgaan met de gegevens van je leerlingen is een teken van deskundigheid

Er zijn allerlei manier om de gegevens die je verzamelt te bewaren en de manier die je kiest, hangt grotendeels samen met wat voor persoon je bent.

Zo zijn er collega’s die vooral veel gegevens op papier bewaren, zij maken geschreven verslagen van de sessies en de gesprekken en printen de resultaten van de toetsen uit. Al deze informatie bewaren zij bij elkaar, meestal in een map of schrift per leerling. Andere remedial teachers (rt’ers) werken volledig digitaal. Zij werken veel in Word of Excel en slaan de resultaten van de toetsen op als PDF-bestand. Maar de meeste begeleiders werken zowel op papier als digitaal.

Hoe je ook werkt, het belangrijkste is dat je zorgvuldig omgaat met de gegevens. Je zorgt er natuurlijk voor dat je zorgt dat de gegevens niet bekeken kunnen worden door iemand die er niets mee te maken heeft, maar minstens zo belangrijk is het dat je de gegevens niet kwijtraakt en dat ze niet beschadigd kunnen raken.

Je moet er toch niet aan denken dat je een toets opnieuw af moet nemen omdat je de resultaten niet meer kunt vinden of dat je een onderzoeksverslag kwijtraakt en de ouders moet vragen of ze hun exemplaar naar je toe kunnen sturen! Je kunt je voorstellen dat zoiets een zeer onzorgvuldige indruk maakt en dat wil je voorkomen.

Je leerlingdossier en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Overigens is het niet alleen voor jouzelf en voor wat je uitstraalt naar klanten belangrijk dat je zorgvuldig met de gegevens omgaat, het is ook wettelijk verplicht.

Sinds 2018 is de AVG van kracht waarin beschreven staat hoe je omgaat met persoonsgegevens en dat het belangrijk is om deze veilig te bewaren, zowel op papier als digitaal. In dit blog zal ik daar niet dieper op ingaan, in het eerdere blog dat ik hierover schreef, “Remedial teaching en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)” lees je er alles over.

Toetsen en verslagen veilig bewaren, waar let je op?

Maar als je de gegevens veilig wil bewaren, hoe doe je dat dan? Hieronder geef ik je een aantal aandachtspunten:

Papieren dossiers beveiligen

Als je een dossier op papier bewaart, bijvoorbeeld met toetsboekjes, ingevulde formulieren en andere zaken die je op papier noteert, bewaar dat dan in een ruimte of in een kast die op slot kan en waarin het dossier ook beschermd is in geval van brand of waterschade.
Kasten die echt brandwerend zijn, zijn best prijzig, dus je kunt er in plaats daarvan ook voor kiezen om online een digitale kopie te bewaren.

Dossiers op je computer

Om de gegevens op je computer te beveiligen is het belangrijk dat je ze opslaat onder een account waar alleen jij toegang toe hebt en dat is afgeschermd met een sterk wachtwoord. Zo voorkom je dat onbevoegden toegang kunnen krijgen en dat iemand per ongeluk gegevens kan verwijderen of aanpassen.

Zorg dat je een back-up hebt

Denk er ook over na wat er gebeurt als je computer gestolen wordt, kapotgaat of beschadigd raakt bij bijvoorbeeld een brand. Als je gegevens alleen op deze computer hebt staan, ben je ze in zo’n geval kwijt, daarom is het belangrijk dat je een back-up hebt die dan niet ook onbruikbaar wordt.

Je kunt hierbij denken aan een externe harde schijf waar je wekelijks een back-up op maakt en die je in je brandwerende kast legt, maar ook aan een back-up online. Let er hierbij wel op dat je kiest voor een toepassing die voldoet aan de AVG. Het is bijvoorbeeld niet toegestaan om gegevens door te geven aan de VS, dus het opslaan van je dossiers in een cloud van een Amerikaans bedrijf is geen goed idee.

Ben je op zoek naar een manier om je gegevens makkelijk en veilig online op te slaan? Kijk dan vooral ook eens naar de mogelijkheden die Mijn Superkracht biedt.

De resultaten van toetsen en verslagen veilig online of in de cloud

Als je de dossiers online bewaart, is het zoals ik net al schreef belangrijk dat je kiest voor een opslag plek die voldoet aan de AVG, dus waarmee de gegevens bij voorkeur in Nederland en in elk geval binnen de EU opgeslagen worden.

Verder is het belangrijk om een verwerkersovereenkomst (In het Engels: data processing agreement, dpa) af te sluiten met het bedrijf die de opslag verzorgt. Dit is een document waarin jij met dat bedrijf afspreekt wat ze met de gegevens die jij aan ze doorgeeft mogen doen en dat ze ze goed moeten beveiligen.

5 Tips om zorgvuldig om te gaan met de digitale gegevens van je leerlingen

1. Wees je vooral bewust van je eigen rol in het beveiligen van de gegevens.
   Tegen mijn klanten zeg ik wel eens dat je je huis ontzettend goed kunt beveiligen, maar als je de deur openlaat of iemand anders de sleutel geeft, komt hij toch binnen. Digitaal werkt het precies hetzelfde. Als je zwakke wachtwoorden gebruikt of je computer en bestanden niet afsluit als je weggaat, kunnen anderen er toch gewoon in.
2. Maak gebruik van 2stapsverificatie als dat mogelijk is.
   Met sterke wachtwoorden ben je in de beveiliging van de gegevens als een heel eind, maar met 2stapsverificatie, bijvoorbeeld een extra code vanuit een sms of een app, beveilig je je accounts nog veel beter.
3. Gebruik sjablonen als je vaak dezelfde opzet voor documenten gebruikt.
   Het is als je vaak dezelfde opzet gebruikt verleidelijk om snel even een oud document met diezelfde opmaak te gebruiken als basis, maar de kans op fouten is dan vrij groot. Je kunt dn bijvoorbeeld per ongeluk het oude document wissen door het nieuwe op te slaan onder dezelfde naam. Ook gebeurt het dan regelmatig dat je ergens iets vergeet te veranderen, waardoor er gegevens vanuit het oude document blijven staan en worden gedeeld met ouders.
   Je voorkomt dit door een sjabloon te gebruiken. Dit is een leeg document dat je als sjabloon opslaat. Als je een nieuw document gaat maken, kies je dat sjabloon en hoe je geen aandacht meer te besteden aan je opmaak. Je vindt een aantal sjablonen voor remedial teachers op deze site.
4. Overweeg om een cyberriskverzekering af te sluiten.
   Mocht je ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch slachtoffer zijn van bijvoorbeeld een online aanval of gebeurt er iets anders waardoor de persoonsgegevens die je online bewaart waardoor je schade hebt, dan is het fijn als je het niet alleen hoeft op te lossen en als (een deel van) de schade vergoed wordt. Dit is het geval als je een cyberriskverzekering hebt, dus het kan de moeite waard zijn om deze af te sluiten.
5. Investeer tijd en/of geld in een goed systeem.
   Als je dit blog leest, lijkt het net alsof je bijna constant bezig moet zijn met de beveiliging van je gegevens. Dit is inderdaad het geval als je er elke keer als je bezig bent met persoonsgegevens opnieuw over na moet denken. Daarom is het de moeite waard om bij de start van je praktijk, of, als je al een praktijk hebt, nu of op een ander logisch moment, te zorgen dat je een goed systeem hebt om je gegevens te beveiligen. Hiermee bedoelt ik dat je zorgt dat je een vaste aanpak hebt voor het omgaan met deze gegevens en dat je altijd gebruik maakt van dezelfde beveiligingsmaatregelen. Deze kun je dan één keer per jaar kritisch bekijken en de rest van de tijd hoef je er nauwelijks over na te denken.
   Een voorbeeld van een systeem dat je kunt gebruiken is natuurlijk de omgeving van Mijn Superkracht, dan zijn alle veiligheidsmaatregelen voor het online bewaren van je gegevens als voor je getroffen.