Bekijk of beluister je dit blog liever dan dat je het leest? Speel dan deze video af.

Uurtje factuurtje

De makkelijkste manier om je tarieven te bepalen lijkt het berekenen van je uurtarief. Ik zeg hier al bewust "lijkt", want die berekening is vaak lastiger dan je denkt. Bovendien heeft deze manier van tariefbepaling een aantal nadelen. Op die nadelen ga ik zo wat dieper in, maar laten we eerst eens kijken naar de berekening.

Tarief berekenen

Het berekenen van je tarief begint met het begrijpen van de volgende 2 berekeningen:

1. omzet - kosten = bruto inkomen

2. bruto inkomen - belasting en wettelijke premies = netto inkomen

Als je deze 2 berekeningen samenvoegt en begint met het bedrag dat je moet verdienen om je netto inkomen over te houden, kom je hier op uit:

Benodigde omzet = netto inkomen + belastingen en wettelijke premies + kosten

Omzet

Je omzet is het bedrag dat je klanten aan jou betalen, dus het totaal van alle facturen die je schrijft. Als je btw-plichtig bent, reken je de btw hierin niet mee. Vanuit de benodigde omzet kun je je uurtarief bepalen, ik kom later in dit blog terug op hoe je dit doet.

Netto inkomen

Het netto inkomen is het bedrag dat je per maand of per jaar vrij wil kunnen besteden, eigenlijk het "salaris" dat jij jezelf betaalt.

Je kunt hierbij natuurlijk uitgaan van het bedrag dat je in loondienst verdient of zou verdienen als je daar hetzelfde aantal uren zou werken, maar misschien zou je wel graag meer willen verdienen. In je berekening kun je dit helemaal zelf vaststellen en alles mag, dat is het voordeel van ondernemen 😉

Houd er hierbij trouwens wel rekening mee dat je van je "salaris" nog een aantal zaken moet betalen die je nu waarschijnlijk niet zelf betaalt, zoals je arbeidsongeschiktheidsverzekering en je pensioenopbouw. Om hetzelfde te verdienen als wat je in loondienst verdient, heb je een hoger bedrag nodig als netto inkomen.

Belastingen en wettelijke premies

Dit netto inkomen houd je over nadat je van de winst uit je bedrijf de belasting en de wettelijke premies hebt betaald. Wanneer je in loondienst bent, wordt dit over het algemeen automatisch ingehouden en doe je aan het einde van het jaar aangifte om de laatste correcties en aftrekposten door te geven. Wanneer je ondernemer bent, wordt er nog niets ingehouden en wordt dit achteraf berekend bij je aangifte inkomstenbelasting.

Hierbij kijk je naar de hoogte van je winst en of je voldoet aan de criteria om gebruik te maken van extra aftrekposten voor ondernemers. Op basis van die gegevens wordt het te betalen bedrag vastgesteld. Welk bedrag je moet betalen bij een bepaald inkomen, kun je berekenen op bijvoorbeeld deze website.

Kosten

Hiermee bedoel ik de kosten die je maakt voor je bedrijf, dit zijn de zakelijke kosten. Deze kosten gaan af van je omzet als je de winst van je bedrijf berekent. Daardoor houd je minder inkomen over, en moet je dus meer verdienen om je inkomensdoel te bereiken, maar tegelijkertijd betaal je hierdoor ook minder inkomstenbelasting.

Bij deze zakelijke kosten kun je denken aan de werkboeken voor je leerlingen, kantoorartikelen en je lidmaatschap bij Mijn Superkracht, maar ook aan kosten voor trainingen, internet en telefoon. Op de website van de belastingdienst kun je lezen welke kosten onder zakelijke kosten vallen en zo een inschatting maken van de kosten die jij hebt in een jaar.

Uurtarief bepalen

Als je met de bovenstaande berekening vastgesteld hebt hoeveel omzet je nodig hebt, is het tijd om te gaan kijken hoeveel uren per week je betaald kunt en wil gaan werken. Ik leg hierbij de nadruk op "betaald" omdat niet al je uren in rekening gebracht kunnen worden bij klanten. Dit betekent dat je ook ruimte moet hebben in je werkuren voor dingen als je administratie en promotie, maar dat je deze uren niet mee kunt rekenen bij het bepalen van je uurtarief.

Als je het aantal uren per week weet, kun je ook het betaalde aantal uren per maand en per jaar uitrekenen. Hierbij is het wel belangrijk om rekening te houden met vakanties en uren die uitvallen door schoolreisjes, kinderfeestjes, ziekte, etc. Hoewel je die uren soms wel kunt verzetten of op kunt vullen met andere werkzaamheden, zoals onderzoeken en het schrijven van verslagen, zal een deel ervan toch niet betaald worden. Het aantal uren dat je theoretisch in rekening kunt brengen bij je klanten, zul je daardoor zelden halen.

Nadat je een inschatting hebt gemaakt van het aantal betaalde uren in een jaar, maak je de volgende berekening:

Uurtarief = benodigde omzet / aantal betaalde uren

en je weet je uurtarief.

Nadelen

Zoals ik al schreef in het begin, lijkt dit de makkelijkste manier om het uurtarief te bepalen. Maar zoals je zojuist gelezen hebt, is het toch nog best lastig om een goede berekening te maken, zeker als je net begint en nog niet weet hoeveel kosten je gaat maken en hoeveel uren je daadwerkelijk betaald kunt gaan werken. Daarnaast heeft het een aantal nadelen om je te laten betalen op basis van het aantal uren dat je aan een leerling besteedt.

Wisselend inkomen

Vanwege de schoolvakanties en veel leerlingen die op hetzelfde moment een traject afronden of juist starten, bijvoorbeeld rond de zomervakantie en de afnames van toetsen, wisselt je inkomen per maand sterk als je op basis van uren betaald wordt. In de zomervakantie heb je dan zelfs 6 of misschien wel 8 weken, als je de week ervoor en erna ook minder werkt, waarin je nauwelijks inkomsten hebt.

Als je alles goed berekend hebt, betekent dat wel dat je in andere maanden veel meer verdient, maar die schommelingen kunnen toch heel vervelend zijn of in elk geval voelen.

Beter je werk doen betekent minder verdienen

Wanneer je per uur betaald wordt, ook voor bijvoorbeeld het doen van onderzoek, het opstellen van verslagen en handelingsplannen en het voeren van gesprekken, betekent dat dat je meer betaald krijgt, als je er langer over doet. Dat klinkt logisch, maar als je er wat langer over nadenkt, is dat eigenlijk helemaal niet logisch.

Een beginnende begeleider heeft veel meer tijd nodig om een goed verslag te schrijven en de analyse van een toets te maken. Naarmate je dat vaker doet, word je daar beter in en doe je het sneller. Als je op basis van het aantal uren dat je eraan besteedt, betaald wordt betekent dat dus dat een beginnende begeleider meer verdient dan een ervaren begeleider.

Hetzelfde geldt als je gesprekken goed voorbereidt en ouders bijvoorbeeld vraagt vooraf gegevens aan te leveren, waardoor de gesprekken zelf minder tijd kosten en je minder hoeft te toetsen omdat je uitgaat van gegevens die al beschikbaar zijn.

Natuurlijk kun je dit wel opvangen door je uurtarief te verhogen naarmate je beter wordt in je werk, maar als daardoor een groot verschil ontstaat met collega's in de buurt, loop je het risico dat ouders alleen op het uurtarief letten en op basis daarvan niet voor jou kiezen. Zij weten niet dat ze bij jou uiteindelijk hetzelfde bedrag betalen omdat je sneller werkt en dat je beter werk levert.

Veel administratie

Om je gewerkte uren in rekening te kunnen brengen, moet je ze wel goed bijhouden en vervolgens ook noteren op de factuur voor je klanten. Nu is een urenregistratie sowieso verplicht als ondernemer, maar betaling per uur vraagt meer details. En een gespecificeerde factuur voor particulieren is niet verplicht, maar wanneer je op basis van je uren een bedrag in rekening brengt, zullen je klanten de factuur wel op prijs stellen.

Zowel die urenregistratie als de facturen kosten tijd, tijd die niet betaald wordt, want die kun je niet in rekening brengen, dus die jou per saldo geld kost!

Achteraf betalen

Je kunt wanneer ouders per uur of sessie betalen alleen achteraf factureren, tenzij je ouders vraagt dit per sessie te doen. In het eerste geval heb je het nadeel dat je een risico hebt dat ouders niet betalen, terwijl het werk wel al geleverd is. Gelukkig gebeurt dit weinig, de meeste ouders betalen snel nadat ze de factuur ontvangen, maar het is toch vervelend als je lang op je geld moet wachten en misschien zelfs stappen moet ondernemen om het te krijgen.

En wanneer je ouders vraagt om per sessie te betalen, hoef je alleen nog maar te zorgen dat de extra werkzaamheden achteraf betaald worden, dus is het risico kleiner. Helaas is dan wel de hoeveelheid administratie groter, omdat je elke betaling moet administreren. Bovendien kan het natuurlijk gebeuren dat ouders een keer vergeten te betalen en dat moet je dan wel goed bijhouden om te zorgen dat je het later alsnog betaald krijgt.

Eerste factuur is een groot bedrag

Als je net als ik een traject met een uitgebreid didactisch onderzoek begint, staat op de eerste factuur, en afhankelijk van de duur van het onderzoek ook op de tweede, een flink bedrag. Tijdens dit onderzoek besteed je namelijk ook veel tijd aan gesprekken, de analyse van gegevens en het opstellen van een verslag en handelingsplan.

Voor ouders is die eerste factuur dan wel even schrikken en aan het begin van een traject is dat niet zo prettig. Gelukkig worden de facturen daarna wel lager, maar dat weten zij dan nog niet.

Andere mogelijkheden

Natuurlijk zijn er ook andere mogelijkheden dan betaling per uur of per sessie.

Vaste pakketten

Zo bieden veel collega's pakketten aan, waarbij ze bijvoorbeeld een bedrag berekenen voor het intaketraject en een bedrag voor een vast aantal sessies inclusief (tussen)evaluatie of werken ze met strippenkaarten.

Het voordeel daarvan is dat je dit bedrag vooraf in rekening kunt brengen en afspraken kunt maken over het afzeggen en verzetten van afspraken. Hierdoor betekent niet elke afzegging automatisch minder verdienen.

Bovendien kun je voor deze pakketten veel makkelijker en sneller facturen opstellen.

Het nadeel van de sterk wisselende inkomsten ondervang je hiermee niet en dit kan zelfs versterkt worden, doordat de pakketten een langere periode beslaan. Als dan veel leerlingen op hetzelfde moment starten, verdien je dan veel en vervolgens een langere periode minder.

Vast bedrag per maand

Zelf laat ik mijn klanten een vast bedrag per maand betalen. Ik heb hierbij gekeken hoeveel ik wil verdienen aan een "gemiddelde" leerling die ik een heel jaar alle schoolweken begeleid en dit bedrag heb ik door 11 gedeeld. Hierin heb ik ook de kosten van een didactisch onderzoek en evaluaties meegenomen.

Mijn klanten ontvangen aan het begin van elke maand een factuur voor dit bedrag en ze betalen dit binnen 14 dagen. Alleen in augustus verstuur ik vanwege de zomervakantie geen facturen, vandaar dat ik ben uitgegaan van 11 maandbedragen. Op de factuur van juli zet ik ter verduidelijking dat het bedrag die maand is voor juli en augustus, dan hoef ik ook niet uit te leggen dat wanneer de zomervakantie valt hier weinig effect op heeft.

Sommige ouders vinden het overigens niet prettig om elke maand een vast bedrag te betalen omdat het vreemd voelt om in maanden waarin een vakantie valt evenveel te betalen als in andere maanden. Hen leg ik dan uit dat sommige maanden 3 sessies hebben, andere 4 en weer andere 5 en dat ze dus soms gevoelsmatig veel betalen en op andere momenten weinig doordat ik het gemiddelde per jaar heb berekend.

Als ouders het na die uitleg nog steeds niet fijn vinden om een vast bedrag per maand te betalen, mogen ze ook per uur betalen, maar dan bereken ik wel een iets hoger bedrag per sessie en uur vanwege de hoeveelheid werk en de hierboven genoemde risico's.

Afzeggen of verzetten

Vanwege dit vaste bedrag heb ik goed nagedacht over het afzeggen en verzetten van afspraken. Ik wil natuurlijk niet dat ik achteraf nog bedragen moet terugbetalen en zo juist meer administratie heb en een minder zeker inkomen. Ik heb daarom vastgelegd in mijn overeenkomst dat afspraken als dat op tijd wordt aangevraagd altijd verzet kunnen worden en dat ouders alleen geld terugkrijgen als ik een sessie afzeg. Natuurlijk is het dan wel belangrijk dat er ook daadwerkelijk genoeg mogelijkheden zijn om een sessie te verzetten. Gelukkig is die ruimte er in mijn agenda en anders laat ik leerlingen ook wel eens in de vakantie komen of laat ik ze de sessie aan het einde van het traject inhalen.

Dit vraagt van mij wel dat ook ik goed bijhoud welke sessie verzet en wel of nog niet ingehaald zijn. Gelukkig kan dit heel makkelijk in Mijn Superkracht, zodat ik hier weinig tijd mee kwijt ben.

Wil jij meer weten over betaling per maand en de administratie in Mijn Superkracht? Meld je dan nu aan als begeleider en ik vertel je er in een kennismakingsgesprek alles over!